Hinweisgeberschutz innerhalb der WEISS-Gruppe
Ein regelkonformes Verhalten hat für die gesamte WEISS-Gruppe (nachfolgende WEISS genannt) in allen Bereichen höchste Priorität. Das Vertrauen unserer Mitarbeiter:innen, Klienten:Innen und Geschäftspartner:innen fußt auf Integrität, Vertrauen, Fairness und Regeltreue. Damit wir diesen Ansprüchen jederzeit gerecht werden können, ist es wichtig, von potentiellem Fehlverhalten rechtzeitig zu erfahren und dieses abzustellen.
Aus diesem Grund hat WEISS ein Hinweisgebersystem eingerichtet, dass Ihnen die Möglichkeit bietet, Hinweise (auch anonym) zu melden. Ein faires Hinweisgebersystem ist ein wichtiges Instrument. Es hilft, Rechts- und Regelverstöße schnell aufzudecken, diese ohne Verzögerung zu untersuchen und bewiesenes Fehlverhalten zu beenden.
Uns ist es in diesem Zusammenhang sehr wichtig klarzustellen, dass es nicht um falsche Beschuldigungen geht, sondern wir möchten unsere Unternehmen besser machen! Eine offene Werte-Kultur, das rechtzeitige Erkennen von Verstößen betrieblicher Vorgaben und der Schutz von Hinweisgebern steigert das Vertrauen in unsere Beschäftigten und WEISS.
Die beauftragten Personen prüfen jede Meldung und gehen ihr konsequent nach. Sollten Sie Kontakt aufnehmen, garantieren die Personen den größtmöglichen Schutz für Hinweisgebende, Betroffene sowie die bei der Aufklärung des Hinweises beteiligten Mitarbeiter:innen.
Wer gehört zur WEISS-Gruppe? Für wen bzw. über wen kann eine Meldung abgegeben werden?
WM Beteiligungs- und Verwaltungs-GmbH & Co. KG
Weiss-Druck GmbH & Co. KG
Weiss-Verlag GmbH & Co. KG
Weiss-Direktservice GmbH & Co. KG
Weiss-Intermedia GmbH & Co. KG
MW Grafiksatz GmbH & Co. KG
TW Wochenspiegel GmbH & Co. KG
S-W Verlag GmbH & Co. KG für Lokalinformationen
DVH Weiss-Druck GmbH & Co. KG
Weiss-Einkauf GmbH & Co. KG
Wochenkurier Lokalverlag GmbH & Co. KG
Weiss-Logistik GmbH & Co. KG
Weigro GmbH
Weiss-Druck Stiftung
Eine Meldung abgeben – aber richtig!
Damit Ihre Meldung angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass die Meldung so konkret wie möglich ist. Hilfreich ist, wenn Sie bei Ihrer Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigen: Wer? Was? Wann? Wie? Wo?
Bitte achten Sie als Hinweisgeber:in darauf, dass Ihre Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Hierzu ist es hilfreich, wenn Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen.
Was ist unter Verstößen zu verstehen?
Beispiele für Regelverstöße sind Veruntreuung, Diebstahl, Korruption, sexuelle Belästigung, Diskriminierung (bspw. aufgrund des Geschlechts), Nichteinhaltung von gesetzlichen Vorgaben oder auch das Handeln gegen Produktrechte.
Potentielles Fehlverhalten melden – aber wie?
1. Online-Meldeformular:
Sie können Ihre Meldung über ein Online-Formular abgeben: https://weissgruppe.de/hinweisgebersystem/formular-hinweisgeberschutzgesetz.html
2. E-Mail:
Sie können die Personen über folgende E-Mail Adresse erreichen: hinweisgebermeldestelle(at)weissgruppe(dot)de
3. Hotline:
Sie können auch telefonisch mit den Personen in Kontakt treten: 02472-982-823
4. Post:
Sie können ein potentielles Fehlverhalten auch postalisch melden.
Anschrift:
Persönlich/Vertraulich
Hinweisgeberstelle WEISS
Hans-Georg-Weiss-Str. 7
52156 Monschau
Was passiert nach der Meldung?
WEISS hat sich dem Schutz von Hinweisgebenden verpflichtet. Aus diesem Grund wurden Personen beauftragt, Hinweise unabhängig zu bearbeiten.
Die Personen sind als neutrale, unabhängige Mittler im Einsatz. Die von WEISS benannten Personen nehmen Ihre Meldungen auf potentielles Fehlverhalten entgegen und prüfen, ob diese plausibel und stichhaltig sind (Plausibilitätsprüfung).
Bei Bedarf und Kenntnis der Identität des Hinweisgebenden bleiben die Personen mit dem Hinweisgebenden in Kontakt und kommunizieren laufend. Zur Ermittlung und Aufklärung eines Sachverhaltes leiten die Personen auch Informationen an die Entscheidungsträger von WEISS weiter. Alle Meldungen werden dabei durch die Personen vertraulich behandelt und die hinweisgebende Person entscheidet selbst, ob sie WEISS gegenüber ihre Identität wahren möchte oder nicht. Die Personen stellen zu jedem Zeitpunkt sicher, dass Meldungen von Hinweisgebenden, die nicht identifiziert werden möchten, anonymisiert weitergeleitet werden.
Solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist, besteht die Unschuldsvermutung.